AI Tóm Tắt Tài Liệu Dài 100 Trang Thành 1 Trang Trong 1 Phút

Series: AI Từ Zero: 30 Ngày Thay Đổi Cách Bạn Làm Việc — Episode 5

Hôm qua anh Minh nhắn tin cho mình lúc 11 giờ đêm.

"Ông ơi, tao vừa nhận được bản hợp đồng 87 trang bằng tiếng Anh từ đối tác Hàn Quốc. Sếp cần tóm tắt trước 8 giờ sáng mai. Giờ này còn tỉnh không?"

Mình gọi lại ngay. Anh Minh — 35 tuổi, kế toán tại một công ty xuất nhập khẩu ở TP.HCM — đang ngồi trước màn hình với ly cà phê thứ hai, mắt đỏ hoe. Tiếng Anh của anh ở mức "đọc được nhưng chậm", còn 87 trang hợp đồng pháp lý thì đầy thuật ngữ chuyên ngành.

Mình bảo: "Thử AI đi, 15 phút xong."

Anh Minh im lặng một giây. "Thật không?"

Thật. Và đó là lý do mình viết bài này.

Tại Sao Đọc Tài Liệu Dài Là Cực Hình Với Hầu Hết Mọi Người

AI có thể kết thúc thời đại 'đọc nhiều là trí tuệ' - Báo VnExpress ...

Không phải anh Minh lười đọc. Vấn đề là não người không được thiết kế để xử lý thông tin dày đặc liên tục trong nhiều giờ liền.

Một báo cáo tài chính 60 trang. Một hợp đồng cung ứng 90 trang. Một nghị định mới ban hành 40 trang. Những thứ này đến mỗi tuần, đôi khi mỗi ngày. Đọc hết là không thực tế. Nhưng bỏ qua thì rủi ro.

Vậy người ta thường làm gì? Đọc lướt rồi đoán. Hoặc nhờ người khác tóm tắt — mà người đó cũng đang bận.

AI giải quyết chính xác bài toán này. Không phải thay bạn đọc — mà giúp bạn nắm nội dung cốt lõi trong vài phút, để bạn quyết định phần nào cần đọc kỹ hơn.

Công Cụ Nào Làm Được Việc Này

Có ba lựa chọn phổ biến mà người Việt đang dùng thực tế:

ChatGPT (có bản miễn phí): Upload file PDF trực tiếp, hỏi tóm tắt theo ý muốn. Bản GPT-4o miễn phí hiện tại đã cho phép đọc file.
Claude (claude.ai): Xử lý tài liệu dài rất tốt, đặc biệt là văn bản pháp lý và kỹ thuật. Cũng có bản miễn phí.
Gemini (gemini.google.com): Tích hợp với Google Drive, tiện nếu bạn lưu tài liệu trên đó.

Mình hay dùng Claude cho hợp đồng và báo cáo vì nó ít "bịa" chi tiết hơn. Nhưng ChatGPT cũng tốt. Bạn dùng cái nào quen tay thì dùng tiếp — không cần đổi.

Quan trọng nhất không phải chọn công cụ. Quan trọng là biết hỏi đúng cách.

Cách Anh Minh Tóm Tắt 87 Trang Trong 12 Phút

Top 20+ các công cụ AI miễn phí được sử dụng phổ biến nhất hiện nay

Mình hướng dẫn anh Minh từng bước. Đây là những gì anh làm:

Bước 1: Upload file

Vào ChatGPT, nhấn biểu tượng đính kèm, chọn file PDF hợp đồng. Đợi khoảng 30 giây để AI đọc xong.

Bước 2: Viết prompt đúng

Anh Minh ban đầu gõ: "Tóm tắt file này."

Kết quả ra một đoạn văn chung chung, không có giá trị.

Mình bảo anh thử lại:

"Bạn là chuyên gia hợp đồng thương mại quốc tế. Tóm tắt hợp đồng này cho tôi — một kế toán cần hiểu nhanh — theo cấu trúc: (1) Các bên ký kết, (2) Giá trị và điều khoản thanh toán, (3) Thời hạn giao hàng, (4) Điều khoản phạt nếu vi phạm, (5) Những rủi ro tôi cần lưu ý. Viết bằng tiếng Việt, ngắn gọn, dùng gạch đầu dòng."

Lần này? AI trả về đúng 5 mục, rõ ràng, bằng tiếng Việt, mất 40 giây.

Bước 3: Hỏi thêm những gì chưa rõ

Sau khi đọc tóm tắt, anh Minh thấy có điều khoản phạt không hiểu. Anh hỏi tiếp: "Điều khoản phạt ở mục 4 nghĩa là gì trong thực tế? Nếu chúng tôi giao hàng trễ 2 tuần thì bị phạt bao nhiêu?"

AI tính luôn, giải thích luôn.

Tổng thời gian: 12 phút. Anh Minh gửi tóm tắt cho sếp lúc 11:47 đêm và đi ngủ.

Những Dạng Tài Liệu AI Tóm Tắt Tốt Nhất

Qua thực tế dùng và hướng dẫn người khác, mình thấy AI làm tốt nhất với:

Hợp đồng, điều khoản dịch vụ: Rút ra những điểm quan trọng, bỏ qua ngôn ngữ pháp lý phức tạp
Báo cáo tài chính, báo cáo thị trường: Tóm tắt số liệu chính, xu hướng, kết luận
Tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng: Chắt lọc các bước thực hiện quan trọng
Biên bản họp dài: Lấy ra quyết định, hành động cần làm, người chịu trách nhiệm
Nghị định, thông tư: Giải thích điều áp dụng trực tiếp cho công việc của bạn

Những thứ AI làm kém hơn: tài liệu scan chất lượng thấp (chữ bị mờ), file có nhiều bảng biểu phức tạp đan xen, hoặc tài liệu viết tay. Trong những trường hợp đó, bạn cần chụp ảnh rõ hơn hoặc copy-paste thủ công phần quan trọng.

Mẹo Để Tóm Tắt Ra Đúng Thứ Bạn Cần

Sau Episode 3 về viết prompt, bạn đã biết 4 thành phần cơ bản. Khi tóm tắt tài liệu, có thêm vài mẹo thực tế:

Nói rõ bạn là ai và cần dùng thông tin để làm gì. "Tôi là nhân viên HR, cần tóm tắt quy định này để giải thích cho nhân viên mới" sẽ ra kết quả khác hẳn so với không nói gì.

Yêu cầu định dạng cụ thể. Gạch đầu dòng, bảng, hay đoạn văn? Bảo rõ. AI không tự đoán được bạn cần trình bày cho sếp hay chỉ đọc cho mình.

Giới hạn độ dài. "Tóm tắt trong tối đa 300 từ" hoặc "chỉ liệt kê 5 điểm quan trọng nhất" sẽ buộc AI phải chắt lọc thay vì viết lan man.

Hỏi AI những gì nó không chắc. Thêm câu "Nếu có điểm nào bạn không chắc hoặc cần tôi xác nhận lại, hãy nói rõ" — cách này giúp bạn biết chỗ nào cần kiểm tra thêm.

Một Điều Anh Minh Vẫn Còn Lo

Sáng hôm sau, anh Minh nhắn: "Ông ơi, sếp mình hỏi tóm tắt này tin được không? Lỡ AI bịa thì sao?"

Câu hỏi hay. Và câu trả lời thực tế là: AI có thể sai, nên bạn cần kiểm tra những điểm quan trọng nhất.

Với hợp đồng 87 trang, anh Minh không cần đọc hết 87 trang nữa — nhưng anh nên lật đến trang có điều khoản thanh toán và điều khoản phạt để xác nhận con số AI đưa ra là đúng. Mất thêm 5 phút. Vẫn nhanh hơn đọc toàn bộ nhiều lần.

AI là công cụ định hướng, không phải công cụ thay thế hoàn toàn tư duy của bạn. Dùng nó để biết mình cần đọc kỹ phần nào — không phải để bỏ qua hoàn toàn việc đọc.

Anh Minh hiểu ngay. "Như kiểu có người đọc trước và đánh dấu chỗ quan trọng cho mình vậy."

Đúng vậy. Chính xác vậy.

Bài Tập Cho Hôm Nay

Tìm một tài liệu dài mà bạn đang né tránh — hợp đồng chưa đọc, báo cáo chất đống trong email, nghị định mới chưa động đến. Upload lên ChatGPT hoặc Claude. Viết prompt theo cấu trúc: vai trò của bạn + những gì bạn cần biết + định dạng muốn nhận.

Xem AI làm gì trong 1 phút đó.

Xem thêm:

Episode sau, mình sẽ chỉ anh Minh — và bạn — cách dùng AI để soạn email chuyên nghiệp mà không cần giỏi tiếng Anh hay giỏi viết lách. Thứ mà anh Minh cần mỗi ngày khi làm việc với đối tác nước ngoài.