Dùng AI Viết Email Chuyên Nghiệp Trong 30 Giây

Hôm thứ Hai tuần trước, anh Minh ngồi nhìn chằm chằm vào màn hình gần 20 phút.

Anh cần gửi email cho đối tác bên Hàn Quốc — thông báo lô hàng bị delay thêm một tuần. Không phải anh không biết nói gì. Vấn đề là anh sợ. Sợ viết sai ngữ pháp. Sợ tone nghe có vẻ thiếu chuyên nghiệp. Sợ dùng từ quá cứng hoặc quá mềm mà hỏng mất mối quan hệ đang xây dựng cả năm nay.

Cuối cùng anh gõ được vài dòng, xóa đi viết lại, rồi nhờ đồng nghiệp đọc qua, sửa thêm. Mất gần nửa tiếng cho một cái email.

Mình kể chuyện này vì nó quá quen thuộc với dân văn phòng Việt Nam — đặc biệt những ai làm việc với đối tác nước ngoài. Và hôm nay mình sẽ chỉ cho bạn cách anh Minh giải quyết vấn đề đó chỉ trong 30 giây, bằng AI.

Tại Sao Viết Email Lại Khó Đến Vậy?

Sao ChatGPT thỉnh thoảng lại dịch giọng nói của mình sang tiếng ...

Thực ra không phải bạn dốt tiếng Anh hay thiếu ý tưởng. Cái khó là bạn phải xử lý quá nhiều thứ cùng lúc: nội dung cần truyền đạt, tone phù hợp với người nhận, cấu trúc email chuẩn, ngữ pháp đúng, và đôi khi còn phải khéo léo trong cách diễn đạt để không làm mất lòng đối tác.

Với email tiếng Việt cũng không đơn giản hơn. Gửi sếp khác với gửi khách hàng. Gửi để nhắc nợ khác với gửi để cảm ơn. Sai tone một chút là xong.

AI làm được điều này tốt vì nó đã "đọc" hàng triệu mẫu email chuyên nghiệp trong đủ loại tình huống. Bạn chỉ cần mô tả tình huống — nó sẽ ra bản nháp ngay lập tức.

Công Thức Prompt Viết Email Hiệu Quả

Đây là phần quan trọng nhất. Nhiều người dùng AI viết email bằng cách hỏi kiểu: "Viết email cho tôi" — rồi thất vọng vì kết quả chung chung, không dùng được.

Vấn đề không phải ở AI. Vấn đề là prompt quá mơ hồ.

Công thức mình hay dùng gồm 4 phần:

Vai trò: Bạn là ai, đang làm gì
Người nhận: Họ là ai, quan hệ thế nào
Mục đích: Email này để làm gì
Thông tin cụ thể: Số liệu, ngày tháng, tên sản phẩm... bất cứ thứ gì liên quan

Ví dụ prompt anh Minh dùng hôm đó:

"Mình là nhân viên xuất nhập khẩu của công ty Việt Nam. Viết email tiếng Anh gửi cho đối tác Hàn Quốc (công ty KD Logistics), thông báo lô hàng mã PO-2024-089 bị delay thêm 7 ngày do vấn đề thông quan. Xin lỗi chuyên nghiệp, cam kết cập nhật tiến độ mỗi 2 ngày. Tone lịch sự nhưng thẳng thắn."

Kết quả ra ngay sau 5 giây. Một email đầy đủ, có subject line, có lời mở, giải thích lý do, xin lỗi đúng mức, và cam kết cụ thể. Anh Minh chỉ cần đọc lại, sửa tên người nhận, rồi gửi.

Tổng thời gian: chưa đến 2 phút. Và email đó chuyên nghiệp hơn cái anh tự viết mất nửa tiếng trước đó.

Những Tình Huống Email Phổ Biến Và Cách Prompt

Hướng dẫn cách viết Prompt hiệu quả cho ChatGPT

Bạn không cần phải tự nghĩ ra prompt từ đầu. Dưới đây là một số tình huống hay gặp và cách mô tả nhanh cho AI:

Nhắc thanh toán (khách hàng chưa trả tiền):

"Viết email tiếng Việt nhắc nhở khách hàng thanh toán hóa đơn số HĐ-0234 đã quá hạn 10 ngày, số tiền 45 triệu. Tone lịch sự, không gây căng thẳng, nhưng rõ ràng về deadline thanh toán mới là ngày 30."

Xin lỗi vì giao hàng trễ:

"Viết email tiếng Anh xin lỗi khách hàng vì đơn hàng giao trễ 3 ngày so với hợp đồng. Giải thích ngắn gọn do thời tiết, không bào chữa quá nhiều. Đề xuất giảm 5% đơn hàng kế tiếp để bù đắp."

Giới thiệu sản phẩm mới:

"Viết email tiếng Việt giới thiệu sản phẩm bao bì mới của công ty cho khách hàng cũ. Nhấn mạnh vào điểm khác biệt: thân thiện môi trường, giá tương đương hàng cũ. Kết thúc bằng lời mời gặp demo."

Cảm ơn sau cuộc họp:

"Viết email ngắn tiếng Anh cảm ơn đối tác sau buổi meeting hôm qua, tóm tắt 3 điểm đã thống nhất, xác nhận bước tiếp theo là gửi hợp đồng nháp vào thứ Sáu."

Bạn thấy điểm chung không? Càng cụ thể thì kết quả càng tốt. Đừng ngại "kể dài" trong prompt — AI không mất thêm thời gian vì prompt dài hơn.

Chỉnh Sửa Và Cá Nhân Hóa — Bước Không Được Bỏ Qua

AI ra bản nháp rất tốt. Nhưng bạn vẫn cần đọc lại trước khi gửi.

Anh Minh có thói quen kiểm tra 3 thứ sau khi AI trả kết quả:

Một là tên và số liệu. AI không biết tên đối tác của bạn là "Mr. Kim" hay "Ms. Park". Nó sẽ dùng placeholder hoặc đặt tên chung chung. Điền vào cho đúng.

Hai là tone có phù hợp không. Đôi khi AI viết hơi formal quá với những đối tác mà bạn đã quen thân. Hoặc ngược lại, hơi casual với khách hàng mới. Đọc lại và cảm nhận xem nó có "đúng chất" của bạn không.

Ba là thông tin nhạy cảm. Đừng paste số liệu nội bộ quan trọng, thông tin hợp đồng bảo mật vào AI công cộng. Dùng placeholder thay thế, ví dụ: thay vì ghi số tiền thật, ghi "[số tiền]" rồi tự điền sau.

Nếu kết quả chưa ưng, bạn không cần viết lại prompt từ đầu. Chỉ cần nói thêm: "Viết lại ngắn hơn", "Tone ít formal hơn", "Thêm đoạn hỏi thăm đầu email". AI sẽ điều chỉnh ngay.

Từ 20 Phút Còn 2 Phút — Và Nhiều Hơn Thế

Tuần đầu áp dụng, anh Minh tiết kiệm được khoảng 40 phút mỗi ngày chỉ riêng việc viết email. Con số nghe nhỏ nhưng cộng lại một tháng là hơn 13 tiếng — gần bằng hai ngày làm việc.

Quan trọng hơn, anh bớt sợ. Trước đây gặp tình huống phức tạp là anh né, nhờ đồng nghiệp, hoặc gửi đại rồi lo. Bây giờ anh thử trước với AI, xem bản nháp, tự tin hơn nhiều.

Bạn không cần phải là người viết email giỏi để giao tiếp chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần biết mô tả đúng tình huống của mình — phần còn lại AI lo.

Xem thêm:

Mua ChatGPT Plus giá tốt

Tuần tới mình sẽ chia sẻ cách anh Minh dùng AI để xử lý đống báo cáo Excel — thứ anh tốn cả buổi sáng thứ Hai mỗi tuần. Nếu bạn cũng đang khổ sở với số liệu, đừng bỏ lỡ.