Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Kết Hợp AI Tiết Kiệm 2 Giờ Mỗi Ngày

Tháng trước, anh Minh nhắn cho mình một tin nhắn lúc 6 giờ tối.

"Ông ơi, hôm nay tao về sớm hơn một tiếng rưỡi. Vợ tao tưởng tao bị sa thải."

Mình cười xong rồi hỏi: "Làm gì mà về sớm vậy?" Anh Minh — 35 tuổi, kế toán tại một công ty xuất nhập khẩu quận 7 — trả lời gọn lỏn: "Làm xong việc rồi thì về thôi."

Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng cách đây 9 tuần, anh Minh là người thường xuyên ở lại văn phòng đến 7, 8 giờ tối. Không phải vì lười. Mà vì công việc kế toán của anh có quá nhiều việc lặt vặt ngốn thời gian: soạn email báo cáo, tổng hợp số liệu, dịch tài liệu tiếng Anh từ đối tác nước ngoài, viết giải trình cho sếp. Mỗi thứ chỉ mất 20-30 phút, nhưng cộng lại thì cả buổi chiều bay đi lúc nào không hay.

Đây là bài thứ 10 trong series này. Và đây cũng là bài mình muốn nói nhất — không phải dạy thêm công cụ mới, mà là giúp bạn ghép tất cả lại thành một quy trình thực sự chạy được.

Tại Sao Dùng AI Riêng Lẻ Thì Không Hiệu Quả

Ứng dụng AI phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên

Mình thấy rất nhiều người dùng AI theo kiểu... nhớ đâu dùng đó. Hôm nay hỏi ChatGPT một câu, tuần sau lại quên mất. Kết quả là họ không thấy sự khác biệt rõ ràng, rồi kết luận "AI chẳng giúp được gì nhiều."

Vấn đề không phải ở AI. Vấn đề là thiếu hệ thống.

Hãy nghĩ thế này: nếu bạn có một chiếc máy pha cà phê xịn nhưng mỗi sáng bạn không biết để nó ở đâu, phải tìm hạt cà phê, tìm phin lọc — thì bạn vẫn sẽ ra ngoài mua cà phê như thường. Cái máy không có lỗi. Quy trình mới là vấn đề.

Anh Minh cũng từng như vậy. Anh học xong bài 1, dùng ChatGPT viết email được, cảm thấy hay. Nhưng hôm sau lại quên mở, lại tự gõ email như cũ. Mãi đến khi mình ngồi lại cùng anh, vẽ ra một quy trình buổi sáng cụ thể — thì mọi thứ mới bắt đầu thay đổi thật sự.

Bản Đồ Công Việc: Bước Đầu Tiên Bạn Cần Làm

Trước khi dùng bất kỳ công cụ AI nào, hãy ngồi xuống và liệt kê tất cả những việc bạn làm lặp đi lặp lại mỗi tuần. Không cần chi tiết, cứ viết ra giấy hoặc Google Docs.

Anh Minh làm xong danh sách, mình thấy có mấy nhóm việc rõ ràng:

Viết lách: Email báo cáo tuần, email xin xác nhận từ đối tác, giải trình chênh lệch số liệu cho sếp
Dịch thuật: Hợp đồng tiếng Anh, invoice từ supplier Mỹ và Hàn, email tiếng Anh từ đối tác
Tổng hợp và phân tích: Gom số liệu từ nhiều file Excel, tóm tắt nội dung cuộc họp, so sánh báo giá
Tra cứu: Quy định thuế mới, tỷ giá, chính sách hải quan

Bốn nhóm này chiếm khoảng 3-4 tiếng mỗi ngày của anh. Và cả bốn đều có thể có AI tham gia vào.

Bạn cũng hãy làm vậy. Mất 15 phút thôi. Đây là nền móng của cả quy trình.

Quy Trình 3 Khung Giờ Trong Ngày

Workflow là gì? Cách xây dựng workflow hiệu quả

Sau khi có bản đồ công việc, anh Minh và mình thiết kế lại một ngày làm việc theo ba khung giờ. Không phức tạp, không cần phần mềm quản lý dự án gì cả. Chỉ cần kỷ luật.

Buổi sáng (8h00 – 8h30): Khởi động với AI

Đây là 30 phút anh Minh dùng ChatGPT để xử lý tất cả email cần soạn trong ngày. Thay vì ngồi gõ từng chữ, anh chỉ cần ghi chú nhanh ý chính vào một file text — kiểu như "email cho chị Lan bên kho: hỏi tình trạng lô hàng container 3, dự kiến thông quan thứ Tư, cần xác nhận số lượng kiện" — rồi đưa vào ChatGPT với prompt đã được tối ưu sẵn.

Ba mươi phút đó thay thế được gần hai tiếng viết email rải rác cả ngày.

Buổi trưa (12h00 – 12h20): Dịch và tổng hợp

Thay vì nghỉ trưa hoàn toàn thụ động, anh Minh dành 20 phút để đưa các tài liệu tiếng Anh vào Claude hoặc ChatGPT để dịch và tóm tắt. Anh không đọc toàn bộ — anh chỉ đọc phần tóm tắt AI tạo ra, rồi đánh dấu những chỗ cần xem kỹ hơn.

Một hợp đồng 15 trang trước đây mất 45 phút đọc, giờ mất 10 phút.

Cuối ngày (4h30 – 5h00): Chuẩn bị cho ngày mai

Đây là lúc anh dùng AI để tổng hợp những gì đã xảy ra trong ngày — tóm tắt cuộc họp nếu có, chuẩn bị báo cáo nhanh, và liệt kê việc cần làm ngày mai. Mình hay gọi đây là "bàn giao ca" với chính mình.

Những Prompt Anh Minh Dùng Nhiều Nhất

Đây là phần thực tế nhất mình muốn chia sẻ. Sau gần 10 tuần thử nghiệm, anh Minh đã có một bộ prompt "gia truyền" lưu trong Google Docs, mở ra là dùng được ngay:

Soạn email chuyên nghiệp: "Soạn email tiếng Việt, giọng lịch sự nhưng rõ ràng, gửi cho [đối tượng] về vấn đề [nội dung]. Thông tin chính: [liệt kê]. Không dùng từ ngữ quá hoa mỹ."
Dịch tài liệu kế toán: "Dịch đoạn sau sang tiếng Việt, giữ nguyên thuật ngữ kế toán chuẩn, nếu có từ chuyên ngành thì ghi thêm tiếng Anh trong ngoặc: [paste nội dung]"
Tóm tắt cuộc họp: "Dựa trên ghi chú sau, tạo biên bản họp ngắn gọn gồm: kết luận chính, việc cần làm, người phụ trách, deadline. Ghi chú: [paste]"
Giải thích số liệu bất thường: "Mình là kế toán cần giải trình cho sếp tại sao chi phí vận chuyển tháng này tăng 23% so với tháng trước. Các lý do có thể là: [liệt kê]. Viết đoạn giải trình ngắn gọn, khách quan."

Bạn không cần copy y chang. Hãy thay bằng công việc của bạn. Điểm mấu chốt là prompt phải có ngữ cảnh, có đầu ra mong muốn, và có giới hạn rõ ràng.

Hai Giờ Tiết Kiệm Đi Đâu?

Câu hỏi thú vị. Mình hỏi anh Minh đúng câu này.

Anh cười: "Một tiếng về nhà sớm. Nửa tiếng còn lại mình học thêm Excel nâng cao — thứ mình đã muốn học mấy năm nay mà không có thời gian."

Đó mới là điểm mình muốn bạn thấy. AI không phải để bạn làm việc nhiều hơn. Nó giúp bạn lấy lại thời gian để làm những thứ thực sự quan trọng — dù đó là học thêm kỹ năng, về nhà sớm với gia đình, hay đơn giản là thở.

Anh Minh bắt đầu từ con số 0 — không biết prompt là gì, sợ AI thay thế mình, thậm chí không chắc mình có cần dùng hay không. Chín tuần sau, anh không chỉ dùng thành thạo mà còn bắt đầu hướng dẫn lại cho cô đồng nghiệp ngồi cạnh.

Xem thêm:

Mua ChatGPT Plus giá tốt

Bạn không cần phải hoàn hảo. Bạn chỉ cần bắt đầu, rồi xây dần dần.